cuContract für unternehmensweites und Compliance-konformes Management von Verträgen mit Dritten
Hamburg, den 19. März 2015 – Die Öffentliche Versicherung Braunschweig (http://www.oeffentliche.de/web/html/privat/versicherungen-vam/index.html?reiter=1) setzt auf das vollständig SAP-integrierte Vertragsmanagement der Circle Unlimited AG (https://www.circle-unlimited.de/). Mehr als 15 Fachabteilungen des Allspartenversicherers managen mit der Lösung cuContract (https://www.circle-unlimited.de/loesungen/vertraege/vertragsmanagement/) ca. 2.500 Verträge. Das System verwaltet zentral und revisionssicher alle Vertragsbeziehungen mit Dritten wie Zulieferern oder externen Dienstleistern. Darüber hinaus profitieren die Anwender von den umfangreichen Recherche-, Auswertungs- und Erinnerungsfunktionen und einer integrierten elektronischen Akte.
Recherche- und Erinnerungsfunktion bringt den Mehrwert
Den größten Mehrwert für die Anwender der Versicherung bietet cuContract in Form von umfangreichen Recherche- und Erinnerungsfunktionen. In der integrierten elektronischen Akte der Lösung werden alle Verträge mit Dritten und zugehörige Dokumente wie Dienstleistungsvereinbarungen, Rückversicherungen und Bescheinigungen für die Auftragsdatenverarbeitung (ADV) digital abgelegt. Durch die Verschlagwortung der Dokumente während des Digitalisierungsprozesses lassen sich diese dort über eine intuitive, Google-ähnliche Suche leicht recherchieren und wieder auffinden. Dank der nahtlosen Integration des Vertragsmanagements in die genutzten SAP-Systeme können berechtigte Anwender aus ihrer jeweiligen Transaktion direkt und zeitgleich auf die Vertragsdaten in cuContract zugreifen. Dadurch entfällt ein Wechsel zwischen den Systemen. Alle Informationen sind jederzeit unternehmensweit verfügbar.
Darüber hinaus erinnert das integrierte Termin- und Fristenmanagement die zuständigen Mitarbeiter automatisch per E-Mail-Benachrichtigung an endende Vertragslaufzeiten oder anstehende vertragsbezogene Aufgaben. Auch Folgeverarbeitungen wie die Neuverhandlung von auslaufenden Verträgen werden automatisiert angestoßen. So schöpft das Unternehmen zudem mögliche Kostenvorteile aus, indem es beispielsweise teure Dienstleistungs- oder Pflegeverträge rechtzeitig beendet oder zu günstigeren Konditionen neu verhandelt.
ADV-Prozesse automatisieren
Eine weitere Stärke von cuContract sieht die Öffentliche Versicherung Braunschweig in der Automatisierung von Prozessen rund um die Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Laut ADV nach §11 Bundesdatenschutzgesetz hat jedes Unternehmen dafür Sorge zu tragen, dass externe Dienstleister, die mit personenbezogenen Daten arbeiten bzw. auch nur mit ihnen in Berührung kommen könnten, sicher und rechtskonform mit diesen umgehen.
cuContract unterstützt dabei, die dafür notwendigen, oft sehr aufwendigen Auditierungsprozesse zu vereinfachen. Dazu kommt auch hier die Termin- und Fristenkomponente zum Einsatz. Sie überwacht die ADV-relevanten Fristen und stößt ereignis- und workflowgesteuert notwendige Schritte an. Ein Werkzeug zur Dokumentenerstellung generiert dafür zum richtigen Zeitpunkt Self-Assessment-Fragebögen und sonstige ADV-Unterlagen und versendet diese aus dem SAP-System heraus an die betreffenden Dienstleister. Dies nimmt den Mitarbeitern zeitintensive Arbeitsschritte ab. Darüber hinaus gewährleistet die elektronische Akte die Dokumentationspflicht. Dort sind alle Dokumente stets revisionssicher aufbewahrt – vom Angebot über die Auditierungsbögen bis hin zum ADV-Vertrag selbst.
Dr. Jens Zitzewitz, Leiter Recht und Compliance bei der Öffentlichen Versicherung Braunschweig, erinnert sich: “In der Vergangenheit hatte jede Abteilung eine eigene Methode, um die Vertragslage mit Dritten zu überblicken. In Teilen geschah dies bereits digital aber häufig herrschte noch eine Verwaltung über Papierablagen oder Excel-Tabellen vor. Diese Vorgehensweise war aufwendig und nicht ausreichend transparent. Bei Auswahl einer passenden Lösung war unser IT-Dienstleister, die Braunschweig-IT GmbH, ausschlaggebend. Da diese schon seit 2007 erfolgreich mit cuContract gearbeitet hatte, konnten wir von Erfahrungswerten profitieren. Seit der Einführung des Vertragsmanagements hat sich die Situation in den Abteilungen gewandelt. Sämtliche Bearbeitungsprozesse rund um die Verträge und ADV erfolgen größtenteils automatisiert und Compliance-Anforderungen können einfacher eingehalten werden.”
Wolfgang Kercher, Leiter Competence Center Zentrale Systeme bei der Braunschweig-IT GmbH” (B-IT), eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Öffentlichen Versicherung: “Nachdem wir cuContract bereits in der B-IT nutzen, war die Einführung bei der Muttergesellschaft der nächste logische Schritt. Die Implementierung und der Produktivstart sind reibungslos verlaufen. Wir sind mit dem Verlauf des Projekts und der Zusammenarbeit mit Circle Unlimited im Projektteam wieder sehr zufrieden.”
Bildmaterial zum Download (https://www.circle-unlimited.de/presse/die-oeffentliche-versicherung-braunschweig-sichert-vertraege-mit-circle-unlimited/)
Über die Öffentliche Versicherung Braunschweig
Die Öffentliche Versicherung Braunschweig blickt auf über 260 Jahre Unternehmensgeschichte zurück und ist in ihrem Geschäftsgebiet Marktführer. Das Geschäftsgebiet umfasst das ehemalige Land Braunschweig mit ca. 800.000 Einwohnern. Rund 1.300 Mitarbeiter und Auszubildende sind für die Öffentliche tätig. In rund 160 Geschäftsstellen der acht Bezirksdirektionen werden rund 400.000 Kunden betreut – und damit nahezu jeder zweite Einwohner im Braunschweiger Land. Weitere Informationen unter www.oeffentliche.de (http://www.oeffentliche.de/web/html/privat/versicherungen-vam/index.html?reiter=1)
Die Circle Unlimited AG ist Lösungsanbieter für SAP- und Microsoft-integriertes Dokumenten-, Vertrags- und Lizenzmanagement per SAP, Web und Mobile App. Seit 15 Jahren ist das Unternehmen national und international für namhafte Kunden wie Bertelsmann, die Charite, Esprit, T-Systems, Velux und Volkswagen tätig. Im Fokus des SAP Software Solution & Technology Partners sowie Microsoft Certified Partners stehen die Software-Lösungen und die Beratung für eine schnelle Prozessoptimierung. Weitere Informationen unter www.cuag.de.
Kontakt
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