Eine sichere und transparente Alternative zum Dokumentenaustausch per E-Mail, das war die Anforderung der Maschinenfabrik Reinhausen. Die Lösung fand das Unternehmen mit seinen über 20 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften in PROOM. Damit werden Daten nicht mehr versendet, sondern über virtuelle Projekträume bereitgestellt.
Das Kerngeschäft des Energietechnik-Unternehmens mit rund 2.700 Mitarbeitern ist die Regelung von Leistungstransformatoren. Bislang erfolgte der Datenaustausch ausschließlich per E-Mail. Verlassen die Dokumente per Mail das Unternehmen, gibt es jedoch keine Möglichkeit der Steuerung der Dateiverwendung. Die Folge: Versions-Wirrwarr von Dateien, fehlende Nachvollziehbarkeit, langwierige Abstimmungsprozesse und im schlimmsten Fall ein Verlust von Know-how.
Darum hat man eine Möglichkeit gesucht, die Effizienz in der Kommunikation zu steigern. Im Fokus standen dabei die Aspekte Datensicherheit, Transparenz und einfache Anbindung von Kunden, Partnern und Lieferanten. Die Lösung fand die Maschinenfabrik in PROOM. Auf der Plattform werden Daten in virtuellen Projekträumen bereitgestellt und können dort von den berechtigten Personen gemeinsam bearbeitet werden.
PROOM ist zwar auch als Service in Windows Azure erhältlich, die Maschinenfabrik Reinhausen entschied sich jedoch für die On-Premise Lösung. Zum einen verbleiben die Daten auf dem eigenen Server und verlassen nicht das Unternehmen. Zum anderen sprechen die sehr gute Uploadperformance sowie das leichte Einspielen von Backups dafür. Für Sicherheit sorgen die Datenübertragung via HTTPS, der Zugang durch Authentifizierung und die Passwortverschlüsselung. Die Steuerungsmöglichkeit, wer, wann auf welche Daten Zugriff hat, schafft zusätzliche Datensicherheit und die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungen durch Protokolle sorgt für Transparenz. Zudem stehen alle Dateien an einem Ort und immer in der aktuellen Version zur Verfügung.
PROOM wird in Deutschland, aber auch in China, Indien und den USA für den koordinierten Datenaustausch zwischen den Tochterunternehmen und mit Externen eingesetzt. Beispielsweise tauschen neben dem Einkauf auch die Konstruktion und Entwicklung Fertigungszeichnungen mit Lieferanten, Konstruktionsbüros und anderen Standorten über PROOM aus.
Weitere Informationen zu PROOM unter http://www.proom.de
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