Umsetzung der softwarerelevanten gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz ist für eGECKO-Anwender nun äußerst komfortabel möglich.
Künzell, 31. Oktober 2018 – Mit dem Major Release 34.5 nutzen Anwender künftig eine DSGVO-konforme Version von eGECKO 2.0. Neben einer Fülle von neuen Funktionen und Modulanpassungen punktet die Software insbesondere mit innovativen Komfortfunktionen, mit denen sämtliche DSGVO-Anforderungen zügig und nach individuellen Anforderungen erledigt werden können. Weitere Highlights sind unter anderem das neue GoBD-konforme “Interne Kontrollsystem eGECKO IKS” sowie ein weiterentwickelter Rechnungseingangsworkflow inklusive ZUGFeRD, Scanning und OCR-Erkennung für alle Belege. Zudem steht Usern die neue Oberfläche zur Verfügung: das “LookAndFeel2018” und Styletheme 2018. Damit wurde eGECKO im Hinblick auf Usability, Bedienkomfort und Ergonomie sowie CI und Einheitlichkeit weiter optimiert.
DSGVO-konforme Verfahren komplett integriert
Im neuen Major Release ist die softwarerelevante Umsetzung der gesetzlichen DSGVO-Anforderungen nun standardmäßig integriert. Ein entsprechendes DSGVO-Softwareupdate hatte CSS bereits allen Anwendern von eGECKO rechtzeitig vor dem Ende der Übergangsfrist am 25. Mai zur Verfügung gestellt. “Die datenschutzrechtlichen Anforderungen haben wir in unserer neuen Version von eGECKO äußerst komfortabel für den Anwender umgesetzt”, kommentiert Michael Friemel, Vorstandsvorsitzender der CSS AG, die Markteinführung des aktuellen Major Release. “Sämtliche Funktionen im Sinne der EU-DSGVO sind implementiert – sie helfen Anwendern von eGECKO vor allem bei der Gestaltung eines effizienten Datenschutz-Managements und tragen dazu bei, kostspielige Fehler zu vermeiden.”
So unterstützt die neue Programmversion den Anwender unter anderem bei Anfragen von Betroffenen zu den in eGECKO gespeicherten personenbezogenen Daten durch eine Suchmöglichkeit über verschiedene Einstiegspunkte, etwa nach Kriterien wie Mitarbeiter, Personenkonto oder Geschäftspartner, und bündelt diese zu einer kompletten Auskunft. Die Templates und Auswertungen lassen sich wiederum für den konkreten Anwendungsfall des Kunden nach individuellen Maßgaben anpassen, sei es für die gesamte eGECKO-Anwendung oder für bestimmte, einzelne Datensätze. Hinterlegungsmöglichkeiten für die Speicherzwecke und Löschfristen sind ebenso enthalten wie ein Informationspool für nachgelagerte, weitere Datenempfänger oder die Protokollierung der erteilten Auskünfte an Betroffene.
Detaillierte Löschmöglichkeiten geben Rechtssicherheit
Zudem verfügt eGECKO über entsprechende Löschverfahren, um bei einer etwaigen Anfrage hierzu alle Daten entfernen zu können, die sich innerhalb der eigenen Kontrollbereiche des Anwenders befinden. Dabei unterscheidet eGECKO das Löschen alter Geschäftsjahre, das Löschen von Bewegungsdaten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und das Löschen von personenbezogenen Daten auf Verlangen des Betroffenen. Die Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten wird unter anderem dadurch erfüllt, dass Personen aufgrund veränderter Datensätze nicht mehr identifizierbar sind. Die anonymisierten Daten können so auch für erforderliche Auswertungen gespeichert werden. In jedem Fall ist aber sichergestellt, dass eine erneute Identifizierung nicht möglich ist.
Auch offeriert eGECKO verschiedene Methoden, um die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschränken, zum Beispiel ausgewählte Daten nach unternehmensspezifischen Vorgaben vorübergehend zu sperren. Über das individuelle Benutzerkonzept in Verbindung mit dem Zugriffschutz in eGECKO kann somit einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bis hin zu Mitarbeitergruppen der Zugriff auf personenbezogene Daten gewährt oder verweigert werden. Darüber hinaus lassen sich auch einzelne Datensätze wie Geschäftspartner, Mitarbeiter, Kostenstellen oder Personenkonten über Schalter aktiv halten oder sperren. Die Ausgabe in elektronischer Form in andere Applikationen kann ebenfalls eingeschränkt oder ganz unterbunden werden.
Praktische Komfortfunktionen übernehmen lästige Pflichtaufgaben
Erstmals stehen allen Anwendern nun auch hocheffiziente Komfortfunktionen zur Anpassung und Erweiterung der DSGVO-Stammdaten nach individuellen Anforderungen zur Verfügung. Mit dem neuen DSGVOplus Modul ist zum Beispiel das Löschen und Bearbeiten der Stammdaten direkt in der DSGVO-Auskunft möglich; problemlos auch die Wildcard-Suche (Volltextsuche, phonetische Suche) über den gesamten Datenbestand oder Freitextfelder. Ein Objekt-Findungstool, mit dem eine DSGVO-Auskunft aus Stammdaten-Managern aufgerufen werden kann, ist ebenso vorhanden wie eine Schnittstelle zur elektronischen Übergabe der ausgewerteten DSGVO-Auskunft über Webservice (XML).
Internes Kontrollsystem bietet Schutz vor Haftungsrisiken
Mit eGECKO IKS verfügen Anwender künftig über ein Internes Kontrollsystem zur vollständigen und systematischen Verwaltung, Protokollierung sowie zum Ausführen von Prüfungsläufen. “Damit werden nicht nur Schwachstellen im laufenden Buchungsbetrieb behoben”, so Michael Friemel. “Es ist vor allem sichergestellt, dass ein Unternehmen seine Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge vollständig, systematisch und rechnerisch korrekt erfasst. Das schafft Vertrauen in die Unternehmensführung – auch bei externen Prüfern.”
Rechnungseingangsworkflow samt GoBD-konformer Archivierung
Mit dem neuen Major Release profitieren Anwender von eGECKO zudem von einer weiter optimierten GoBD-konformen Archivierung Ihrer Rechnungen an zentraler Stelle. Der vorangestellte effektive Rechnungseingangsworkflow ermöglicht nicht nur eine vollkommen sichere und transparente Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang über die Rechnungsprüfung bis hin zur Zahlung. Zur komfortablen Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet das System auch drei vordefinierte Standardprozesse, die je nach Anzahl der täglich zu verarbeitenden Eingangsrechnungen jederzeit auf die individuellen Anforderungen im Unternehmen flexibel anpassbar sind.
Signifikante Änderungen gibt es auch beim eGECKO Personalwesen: Neben Anpassungen aufgrund des Betriebsrentenstärkungsgesetzes ist künftig auch der Elektronische Lohnnachweis (eLN) als E-Task möglich sowie die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP).
Neue Oberfläche schafft bessere Orientierung
Darüber hinaus wurde mit der Programmversion die neue Oberfläche ausgeliefert: das “LookAndFeel2018” und Styletheme 2018. In Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner, der auf Design von Software spezialisiert ist, wurde eGECKO in Hinblick auf Usability, Bedienkomfort und Ergonomie sowie CI und Einheitlichkeit überarbeitet. Künftig werden beispielsweise nur noch einheitliche Icons (SVG-Format) gleichen Stiles aus einer Icon-Bibliothek verwendet, die vom User problemlos in beliebig Farben eingefärbt werden können. Auch in Punkto Lesbarkeit wurde einiges verbessert, von größeren Zeilenhöhen bei Tabellen über farblich markierte Eingabefelder bis hin zum nützlichen Mouse-Over-Effekt, um die aktuelle Position des Mouse-Zeigers besser darzustellen. Mit der neuen Oberfläche haben Anwenderunternehmen zudem die Möglichkeit, die Ansicht aller kaufmännischen Programmabläufe in ihrem eigenen Corporate Design zu gestalten.
Mittelstandslösung eGECKO
Die branchenübergreifend einsetzbare Software eGECKO integriert und vernetzt auf effiziente, ganzheitliche Weise sämtliche Abläufe eines Unternehmens. Das Produktportfolio umfasst Lösungen für das Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Konzernmanagement, Vertragsmanagement, Dokumentenarchiv), Controlling (Kostenrechnung, strategische Unternehmensplanung, Budgetierung, Kennzahlensystem, Rating), Personalwesen (Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisemanagement, Personalmanagement, Personalzeiterfassung), CRM sowie spezielle ERP-Komplettlösungen für ausgewählte Branchen.
Über die CSS AG
Die CSS AG entwickelt seit 1984 benutzerorientierte sowie branchenübergreifend einsetzbare Business Software für den anspruchsvollen Mittelstand – auch für den internationalen Unternehmenseinsatz. Die Softwarelösung eGECKO bietet als einzige Mittelstandslösung die komplette Integration von Rechnungswesen, Controlling, Personalwesen und CRM mit moderner Javatechnologie. Mit knapp 1700 Kunden und ca. 7000 Firmen, darunter Organisationen, öffentliche Einrichtungen, mittelständische Unternehmen und internationale Konzerne wie CAWÖ Textil, Hassia Mineralquellen, die WASGAU Produktions & Handels AG oder der VDMA, gehört CSS zu den großen Herstellern betriebswirtschaftlicher Software in Deutschland. Neben dem Hauptsitz in Künzell bei Fulda ist die CSS-Gruppe deutschlandweit mit über 200 Mitarbeitern und Standorten in Berlin, Dresden, Düsseldorf, Hamburg, Lampertheim, München, Villingen-Schwenningen, und Wilhelmshaven vertreten. Zum europaweiten Partnernetz von CSS zählen Unternehmen wie die Asseco Germany AG, COBUS ConCept GmbH, PLANAT GmbH oder PSI Automotive & Industry GmbH. Strategische Partner sind Microsoft, Informix, Oracle und IBM. Die CSS AG ist Mitglied im Branchenverband BITKOM, im VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V.), im BVMW (Bundesverband mittelständische Wirtschaft e.V.) und in der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.). Weitere Informationen zu CSS: www.css.de
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