Einblicke in Mitarbeiter-Spesen bieten mehr Chancen als nur Kürzungen
Häufig summieren sich Mitarbeiter-Ausgaben im Jahresverlauf wie von Geisterhand zu einer Summe auf, die überrascht. Wenn aber immer mehr Augenmerk auf optimierten Finanzflüssen, Kostenreduktion und Transparenz liegt, dürfen auch Spesen und Reisekosten für Unternehmen kein schwarzes Loch sein. Für eine solide Finanzplanung ist auch dieser Bereich von Bedeutung. Es gilt also, das Spesenmanagement zum finanziellen Vorteil zu machen.
Die Rolle von Finanzen und Buchhaltung ist heute weit weniger passiv-administrativ als sie es früher vielleicht war. Sowohl das Bedürfnis nach einem optimierten Cashflow als auch beispielsweise Compliance-Vorschriften haben sie weiter ins Zentrum gerückt. Mit einer neuen Rolle benötigt der Bereich aber auch die Werkzeuge, um dieser gerecht zu werden. Die Teams brauchen die Möglichkeit, Ausgaben ohne zu großen Mehraufwand effektiv zu organisieren und zu analysieren.
Im Bereich der Mitarbeiter-Ausgaben für Reisen und andere Spesen ist das nicht immer einfach. Häufig sind gerade hier die Kosten schwer vorherzusehen und entstehen spontan. Doch auch hier besteht großes Potenzial, durch Analysen am Ende sogar finanzielle Vorteile zu erzeugen.
Der Gewinn steckt in den eigenen Prozessen
Höher als gedacht sind beispielsweise meist die Kosten, die das bloße Bearbeiten einer Spesenabrechnung mit sich bringt. Manuelles Bearbeiten, Nachfrageschleifen oder verzögerte Belege kosten viel teure Arbeitszeit. Einen Überblick, was wie viel Zeit kostet, bietet Rydoo in den Rydoo Insights. Neben der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer einer Abrechnung sind hier auch Fakten aufgeschlüsselt, wie der Prozentsatz abgelehnter Belege, die Ausgaben je nach Spesenkategorie oder auch wie lange Nutzer für eine Erstattung benötigen. So erfahren Unternehmen, wie sie ihre Richtlinien und Prozesse optimieren und die Produktivität ihrer Finanzteams steigern. Einsparungen von bis zu 20 Euro pro Beleg sind dadurch keine Seltenheit.
Auch auf einer proaktiveren Seite bestehen Potenziale. Rydoo Insights zeigt, welche Händler, Hotels und Geschäfte von Mitarbeitern am häufigsten genutzt werden. Eine solche Statistik ist vielen Unternehmen häufig nicht bewusst. Sie gibt ihnen jedoch unter anderem die Chance, Vorzugstarife auszuhandeln.
Unerwartete Kosten werden weniger, Prognosen werden besser
Doch wie sieht es beim Thema Prognosen aus? Wie hoch die Ausgaben auf Geschäftsreisen sind, hängt zu einem wesentlichen Teil von situationsbedingten Variablen ab. Dennoch wollen CFOs ihre Finanzströme so genau wie möglich vorhersagen. Rydoo Insights hilft auch hier. Das Tool zeigt ohne Mehraufwand, wie viele Anträge momentan in Bearbeitung sind und was deren aktueller Status ist. Dazu kann es auf Basis von Trends und historischen Daten eine ungefähre Prognose liefern, welche Kosten für Reisen und Spesen in den nächsten Monaten zu erwarten sind. Das mag keine Garantie sein, nimmt allerdings einen großen Teil Rätselraten aus der Planung der Budgets.
Dies sind nur drei schnelle Beispiele, an welchen Stellen ein intelligentes Spesenmanagement dazu beiträgt, die Unternehmensfinanzen zu optimieren. Noch gar nicht angesprochen sind dabei Bereiche wie Ausgabenbetrug, Fehler oder Compliance-Berichte. Wer sich die Zeit nimmt, auch solche Prozesse zeitgemäß zu gestalten, profitiert also stärker als vermutet.
Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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