CRM: Strukturierte Dokumentenverwaltung in der Rechtsabteilung sorgt für hohe Effizienz.
Konstanz, 25. Februar 2015 – Der Verband der Nordwestdeutschen Textil- und Bekleidungsindustrie repräsentiert mehr als ein Viertel der gesamten Branche und ist damit der größte Zusammenschluss in der deutschen Textil- und Bekleidungsindustrie. Zu den Aufgaben des Verbands gehört es u.a., seinen rund 260 zugehörigen Unternehmen in Westfalen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Bremen und Hamburg in Fragen des komplexen Arbeits- und Sozialrechts zur Seite zu stehen. Für eine professionelle Vertretung der Interessen entschied sich der Verband für den Einsatz der Adress- und Kontaktmanagement-Software mit Dokumentenverwaltung ” cobra CRM PRO (http://www.cobra.de/produkte/crm/crm-pro.html) “.
Nachdem der Verband der Nordwestdeutschen Textil- und Bekleidungsindustrie bereits seit 2010 “cobra CRM PLUS” für die Mitgliederverwaltung einsetzt, hat der betreuende cobra Solution Partner IT2 nunmehr auch eine Lösung für die Verwaltung von Rechtsverfahren ausgearbeitet. Nach intensiven Gesprächen einigte man sich auf ein Upgrade auf “cobra CRM PRO”, das den komplexen Anforderungen der Rechtsabteilung gewachsen war, sowie die intensive Schulung der Mitarbeiter. “Wir waren begeistert, wie schnell sich Änderungen einarbeiten ließen”, erinnern sich Anke Herbst und Susanne Cooper vom Verband, die die Einführung des Projektes federführend begleitet haben.
Ein echtes Highlight
Der Clou ist die Verfahrensdatenbank. Denn die papierlastige Arbeit einer Rechtsabteilung wurde mit “cobra CRM PRO” geordnet und effizienter gestaltet. Bei der Datenbank für die Rechtsverfahren handelt es sich um eine Zusatztabelle in cobra, die stückweise gefüllt wird. Für jeden Fall wird ein eigenes Aktenzeichen erstellt, unter dem im Laufe eines Verfahrens die entsprechenden Unterlagen einfach und schnell abgelegt werden können. Auch die Art des Verfahrens, Termine und alle Beteiligten können mit einem Fall verknüpft werden. Die Verwaltung der verschiedenen Personengruppen, wie z.B. der Kläger, dessen Rechtsvertretung und die Gegenpartei, ist dabei besonders komplex – schließlich müssen sie entsprechend gekennzeichnet sein, damit jeder Mitarbeiter auf einen Blick die Übersicht gewinnt.
Für die Auswertung der Arbeit ist das Statistik-Modul in cobra unabdingbar. Darüber lässt sich abbilden, wer, wann, für wen mit welchem Aufwand und Erfolg tätig geworden ist. Dies ist wichtig, um gegenüber den Mitgliedern und der Geschäftsführung Rechenschaft über die Arbeit abzulegen. “Dank cobra können wir so z. B. ohne großen Aufwand nachweisen, welche Verfahren wir für die jeweiligen Mitgliedsfirmen betreut haben”, erklärt Sabine Jung-Ender, Assistentin der Abteilung Arbeits- und Sozialrecht.
Viele Vorteile gestalten die Arbeit angenehmer
Die digitale Verfahrensdatenbank weist mehrere Vorteile gegenüber der klassischen Vorgehensweise einer Rechtsabteilung oder Kanzlei auf. Nicht nur, dass Dokumente, die versehentlich in einem anderen Fall abgelegt wurden, in cobra einfach wiedergefunden werden können. Auch getätigte Veränderungen sind sofort in der Datenbank ersichtlich, dadurch sind alle Mitarbeiter umgehend informiert.
Weitere Vorgänge in Planung
Für die Zukunft plant der Verband, die Mitgliederabrechnung ebenfalls voll-ständig über die cobra-Software (http://www.cobra.de) abzuwickeln, um auch in diesem Bereich deutlich an Effizienz zu gewinnen. “Wir hoffen, dass weitere Bereiche des Verbandes bald mit cobra arbeiten können. So haben wir mehr Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben und versinken nicht in Ablagetätigkeiten”, freuen sich die Mitarbeiter im “Innendienst”.
Den vollständigen Bericht finden Sie hier (http://www.cobra.de/index.php?id=1179) .
Über cobra
Das Konstanzer Softwarehaus cobra ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Als Pionier für CRM entwickelt und vertreibt cobra seit fast 30 Jahren erfolgreich innovative CRM-Lösungen Made in Germany. Ob in Vertrieb, Marketing, Service oder Geschäftsleitung: cobra stellt Kundeninformationen abteilungsübergreifend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns und unterstützt bei Kundenbetreuung, Kampagnen- und Leadmanagement. Umfangreiche Analysefunktionen zeigen Potenziale auf und bilden die Grundlage für strategische Entscheidungen sowie optimierte Geschäftsprozesse. Auch mobil ist cobra via Smartphone, Tablet oder Laptop im Einsatz.
Mit rund 280 Vertriebspartnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät cobra kleine, mittelständische und große Unternehmen in allen Belangen rund um das Thema CRM. Zu den 18.000 Kunden zählen Unternehmen wie Continental, die Unimog Sparte der Daimler AG, Creditreform oder Ergo direkt.
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