Anwenderfilm: “Wir hätten diesen Schritt schon früher gehen sollen”

TomTom Telematics ist ein geprüftes Mitglied der “TOPLIST der Telematik”

BildBorken, 18.05.2017 (pkl).

Telematik-Markt.de war vor Ort bei der Halisch GmbH im nordrhein-westfälischen Borken. Dort nutzt man TomTom WEBFLEET sowohl zur Auftragssteuerung als auch zu Arbeitszeiterfassung. Hierzu wurden mit dem TomTom-Vertragspartner comuniverse und der 3kb GmbH individuelle Schnittstellen in externe System programmiert. Im Anwendertest, der auch als Film auf Telematik.TV zur Verfügung steht, beschreibt Telematik-Markt.de ausführlich die Erfahrungen des Anwenders.

Die Halisch GmbH im nordrhein-westfälischen Borken ist spezialisiert auf Großküchen. Mit 20 Mitarbeitern und acht Fahrzeugen kümmert sich das Unternehmen um die stetig wachsenden Anforderungen der Gastronomie. Doch auch die Halisch GmbH geht mit der Zeit und passt ihre Anforderungen stetig an den digitalen Fortschritt an. Aus diesem Grund entschied man sich im Unternehmen für den Einsatz von Telematik. Neben einem modernen Auftragsmanagement war es jedoch besonders wichtig, ein System zu installieren, welches mit den Wünschen des Anwenders wachsen kann und sich stetig weiterentwickeln lässt.

Tester: Halisch GmbH
Interviewpartner: Thomas Lütkebohmert, Geschäftsführer
Kerngeschäft: Planung, Fertigung und Montage von Großküchen
Personal/Fuhrpark: 20 Mitarbeiter / 8 Fahrzeuge
Wirkungskreis: Nordrhein-Westfalen

Anforderungsprofil des Anwenders: Bei der Halisch GmbH suchte man ein Telematik-System, mit welchem die Aufträge digital abgewickelt werden können. Zudem sollte die Arbeitszeiterfassung digitalisiert und das Warenwirtschaftssystem direkt angebunden werden.

Weit vor der Digitalisierung – im Jahr 1971 – wurde die Halisch GmbH gegründet. Sie beschäftigt sich seitdem erfolgreich mit der Planung, Fertigung und Montage von Großküchen. Auch Services für bestehende Großküchen gehören zum Angebot des Borkener Dienstleisters. Da es bei diesem Aufgabenspektrum um wesentlich mehr als Service-Besuche geht, war auch das Auftragsmanagement nur ein kleiner, wenn auch natürlich wichtiger Teil im Anforderungskatalog von Halisch.

Vernetzung mit externen Systemen

Aufgrund der Fertigungs- und Montage-Leistungen ist Warenwirtschaft ein wichtiger Bestandteil im Unternehmen, und so wünschte man sich auch eine Anbindung des Telematik-Systems an das genutzte Warenwirtschaftssystem TAIFUN, um dort erstellte Aufträge automatisch über TomToms Flottenmanagementsystem WEBFLEET an die Mitarbeiter zu übertragen. Die dortige Dokumentation sollte natürlich auch wieder an TAIFUN rückübermittelt werden. Weiterhin sollte die Arbeitszeiterfassung modernisiert werden. Da die Mitarbeiter Ihre Aufträge teilweise auch von zuhause aus starten, sind die Stechuhren im Unternehmen zur Arbeitszeitmessung obsolet geworden. In die Fahrzeuge der Service-Mitarbeiter sollte also Hardware verbaut werden, die nicht nur das Auftragsmanagement vereinfacht, sie musste auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen können und diese ebenfalls in ein externes Programm übermitteln können – und das möglichst unkompliziert.

Anwender schnell von TomTom überzeugt

Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter suchte man sehr schnell den Kontakt zu TomTom und einem weiteren Telematik-Anbieter, berichtet Thomas Lütkebohmert, Geschäftsführer der Halisch GmbH. TomTom WEBFLEET zählt zu den meistgenutzten Telematik-Systemen in Europa und war bei der Halisch natürlich ein bekannter Name. So suchte man auf der TomTom-Website einen der zertifizierten Vertragspartner von TomTom in der Nähe und stieß auf die comuniverse GmbH. Ab diesem Zeitpunkt machte man schnell Nägel mit Köpfen: Einen Tag nach der ersten Anfrage besuchte Robert Rosemann von der comuniverse GmbH die Halisch GmbH. Dort ließ er sich die Anforderungen erläutern und gab eine Beratung zu den Möglichkeiten von WEBFLEET. Wenig später erfolgte ein individuelles Angebot. Dieses wurde von der Halisch GmbH angenommen und man beschloss, den Weg mit der Telematik von TomTom Telematics und dem Service von comuniverse zu gehen. Als es im Anschluss um die Einführung des Systems ging, gestaltete sich der Hardware-Einbau für die Halisch ebenso unkompliziert wie die Installation der Software. Thomas Lütkebohmert musste seinem Ansprechpartner bei comuniverse, Robert Rosemann, lediglich mitteilen, welche Fahrzeuge im Fuhrpark verwendet werden. Der TomTom-Partner besorgte anschließend sämtliche benötigte Hardware und verbaute diese in die jeweiligen Fahrzeuge. Im Fall der Halisch waren das TomTom LINK-Fahrzeugortungsgeräte welche unter dem Armaturenbrett verbaut wurden, sowie die Bedienungsgeräte vom Typ TomTom PRO 8275 inklusive der jeweiligen Halterungen im Cockpit der Fahrzeuge. Die Installation in allen Fahrzeugen konnte comuniverse problemlos an einem Tag abschließen, bestätigt Robert Rosemann.

Arbeitszeiterfassung durch RFID-Chips

Mit einem entsprechenden RFID-Empfänger beim TomTom PRO 8275 wurde direkt die technische Grundlage für die Arbeitszeiterfassung geschaffen. Die Mitarbeiter der Halisch GmbH nutzen spezielle Karten, auf denen Ihre Daten gespeichert sind und mit welchen sie sich an allen TomTom-Geräten im Unternehmen anmelden können. Hierzu genügt es, die Karte kurz unter das Endgerät zu halten. Anschließend lässt sich die Anmeldung bestätigen und die Zeiten werden automatisch und im Hintergrund erfasst. In der Zentrale lassen sich diese Daten dann direkt an das externe Programm von der 3kb GmbH übermitteln, welches die Daten für die Buchhaltung aufbereitet. Die 3kb GmbH ist ein Integrationsspezialist für TomTom Telematics und übernahm auch die Verbindung von WEBFLEET in das Warenwirtschaftssystem TAIFUN über die bewährten TomTom-Schnittstellen. Diese Verbindung ermöglicht es, Aufträge in TAIFUN zu erstellen und zu WEBFLEET zu übertragen. Dort erfolgt die Auftragsabwicklung und abschließend die Übergabe der dokumentierten Prozesse zurück zu TIAFUN. Kleine Aufgaben, die unbedeutend für das Warenwirtschaftssystem sind, lassen sich aber auch in WEBFLEET an die Mitarbeiter übermitteln – ebenso wie die Kommunikation zwischen Fahrer und Zentrale. Man wählt das Fahrzeug in WEBFLEET an, schreibt eine Nachricht und schickt diese ab. Im Fahrzeug erscheint diese dann umgehend auf dem TomTom PRO 8275 und lässt sich auch laut und deutlich vorlesen, falls man gerade auf der Fahrt ist. Die Antwort erfolgt dann wahlweise über Freitext oder standardisierte Antwort-Vorlagen.

Fazit
Thomas Lütkebohmert zeigt sich sehr zufrieden mit seiner Telematik-Lösung. Zwar habe es anfangs, wie in vielen Betrieben, Zweifel an der neuen Technologie gegeben, jedoch hätten sich diese schnell aufgelöst, als man die Vorteile von WEBFLEET und die stark erleichterte Arbeit bemerkte. “Wir sind den richtigen Schritt mit TomTom gegangen und hätten diesen auch schon früher gehen sollen”, resümiert Lütkebohmert seine Entscheidung für WEBFLEET.

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