Korrekte Aktenvernichtung ist ein Thema, das bei vielen Unternehmen leichtfertig unter den Tisch gekehrt wird. Was die Wenigsten wissen: Die Vernichtung von Dokumenten muss abhängig vom Dokumententyp datenschutzgerecht gem. Art. 28 EU-DSGVO (Auftragsverarbeiter) erfolgen.
Vorteile der zertifizierten Aktenvernichtung
Zertifizierte Aktenvernichtung bietet viele Vorteile. Der größte und offensichtlichste Vorteil ist selbstverständlich, dass damit der Zugriff auf sensible Daten verhindert wird.
Wenn Sie sich an einen professionellen Dienstleister für Aktenvernichtung wenden, profitieren Sie zudem auch von den Vorteilen einer dauerhaften und regelmäßigen Aktenvernichtung. Einmal beauftragt, brauchen Sie sich keine Gedanken mehr um die Vernichtung sensibler Daten zu machen. Professionelle Anbieter arbeiten mit kurzen Reaktionszeiten sowie einer flexiblen Auftragsabwicklung, ganz nach Ihrem Bedarf. Ihr externer Partner sorgt zudem für eine sichere Entsorgung der Dokumente nach den neuesten Datenschutzrichtlinien.
Schutzklassen und Sicherheitsstufen
Für die Aktenvernichtung sind in der DIN 66399 verschiedene Schutzklassen und Sicherheitsstufen festgelegt. Im Allgemeinen ist die Vernichtung von Informationen dort in drei Schutzklassen unterteilt, je nach Schutzbedarf. Schutzklasse 1 behandelt Daten mit normalem Schutzbedarf wie etwa Adressen, Telefonnummern oder Produktlisten. Schutzklasse 2 hingegen betrifft Daten mit hohem Schutzbedarf wie beispielsweise Finanzbuchhaltungsunterlagen. Die höchste Schutzklasse, Schutzklasse 3, behandelt Daten mit einem sehr hohen Schutzbedarf. Beispiele für diese Schutzklasse sind Informationen aus der Forschung und Entwicklung eines Unternehmens.
Diese unterschiedlichen Schutzklassen sind wiederum in Sicherheitsstufen unterteilt. Diese Sicherheitsstufen sagen aus, wie leicht oder schwer die Daten reproduziert werden können. Die Sicherheitsstufen werden differenziert in Sicherheitsstufe 1 bis Sicherheitsstufe 7, wobei Sicherheitsstufe 7 garantiert, dass die Unterlagen unmöglich reproduziert werden können.
Besonders interessant für Sie: Für die Vernichtung personenbezogener Daten ist mindestens Schutzklasse 3 erforderlich!
Bei allen Aktenvernichtern finden sich Buchstabenkürzel vor der Angabe der entsprechenden Sicherheitsstufen. Die Kürzel stehen für die Art des Datenträgers, der vernichtet werden soll. Beispielsweise beschreibt der Buchstabe „P“ Informationsdarstellungen in Originalgröße, z. B. auf Papier oder Film, oder der Buchstabe „E“ elektronische Datenträger wie z. B. USB-Sticks.
Papierschnitte bei der Aktenvernichtung
Die Kombination aus Sicherheitsstufe und Buchstabenkürzel für die Datenträgerart gibt ebenfalls an, wie groß die Partikel des geschredderten Papiers sein dürfen. Beispielsweise ist bei den niedrigsten Stufen für einen Reißwolf für Papier, Kennzeichnungen „P-1“ und „P-2“, das geschredderte Papier in einem Streifenschnitt übrig.
Ab der Sicherheitsstufe 3 kommen Aktenvernichter zum Einsatz, die das Papier in einem Kreuzschnitt, auch Partikelschnitt genannt, herauslassen. Den feinsten Papiermüll erhält man mit einem Mikroschnitt, der vor allem in Arztpraxen oder Behörden zur Anwendung kommt.