Oftmals verlieren Unternehmen und Mitarbeitende im Tagesgeschäft die Orientierung – warum das so ist und wie dem entgegengewirkt werden kann, zeigt Berater Christian Roth.
Christian Roth vergleicht das Tagesgeschäft gerne mit dem Besteigen eines Berges und erläutert hierzu: “Die tägliche Aufgabe besteht darin, wenngleich vielleicht von anderen Seiten, nach oben zu klettern. Jeden Tag wird aufs Neue abgearbeitet.” Doch es kämen auch Tage, an denen man es nicht schaffe auf den Berg zu steigen oder an denen jeder Wegpunkt der wichtigste zu sein scheint. Auch sei das Bewundern der Landschaft oder das Erkunden neuer Wege aufgrund mangelnder Zeit nicht möglich. In vielen Unternehmen sei das der Alltag. Zweifelsohne könne nicht jeder Tag geprägt sein von spannenden Herausforderungen, großen Innovationen oder zahlreichen Ideen. “Allerdings kümmern sich viele Unternehmen ausschließlich darum, was im Tagesgeschäft getan werden muss. Ich erlebe häufig, dass es in den Teams viel zu viel Arbeit gibt und die Mitarbeitenden durch diesen Druck in den Abarbeiten-Modus schalten”, betont Christian Roth. Gängig sei zudem auch, dass Führungskräfte Aufgaben per Zuruf erteilen und so das geplante Tagesgeschäft durcheinanderbringen, da diese Arbeit sofort erledigt werden müsste. Die Prioritäten seien oftmals unklar und jeder Mitarbeitende versuche sein Tagespensum irgendwie zu schaffen. Die Gefahr dahinter beschreibt Christian Roth wie folgt: “Zeit für Kreativität, Ideen und Austausch bleibt so gut wie keine mehr. Gerade die Mitarbeitenden und Teams, die remote arbeiten, ertappen sich manchmal dabei, tagelang nicht mit den Kollegen gesprochen zu haben.”
Ein effektiver Weg, um im Tagesgeschäft nicht den Überblick zu verlieren, sei ein geordneter Eingangskanal. In diesem Zusammenhang werde häufig ein sogenanntes Backlog genutzt. “Diese priorisierte Liste von Anforderungen hat sich ebenso wie das Arbeiten mit Serviceklassen, die vergleichbar mit Flugtickets sind, bewährt”, erklärt Christian Roth. Das System dahinter sei Aufteilung in unterschiedliche “Preisklassen” – wie beim Fliegen erhalten Personen mit einer höheren zuerst das Boarding und einen speziellen Service. Dies lasse sich auch auf Aufgaben und Kunden übertragen, wobei jedes Team selbst definieren könne, wie eine Serviceklasse aussieht. Der Berater hat auch die Erfahrung gemacht, dass sich in Verbindung damit das Arbeiten mit einer “Fastlane” gut nutzen lassen. Hier gelte es alle Aufgaben zu vermerken, die unmittelbare wirtschaftliche Auswirkungen haben, darunter falle zum Beispiel der Ausfall des Bezahlsystems im Onlineshop. In die Serviceklasse “Fester Liefertermin” fallen Deadlines, die es einzuhalten gilt. “Es geht hierbei nicht um hausgemachte Deadlines, sondern um solche, die sich zum Beispiel aus einer Änderung der Gesetzeslage ergeben”, ergänzt Roth. Die meiste Arbeit solle allerdings in der Serviceklasse “Standard” einsortiert sein, die von oben nach unten abgearbeitet wird.
Im Tagesgeschäft sei es darüber hinaus unerlässlich, sich zu fokussieren. Das gelinge beispielsweise mittels Limits im WIP (Work in Progress). “Dieser besagt, wie viele Aufgaben sich gleichzeitig in einem Arbeitsschritt befinden dürfen. Jeder kann sich so wieder auf seine Arbeit konzentrieren und wird nicht überfordert bzw. durch Kontextwechsel abgelenkt”, vertieft Christian Roth. Er empfehle zudem ein morgendliches Stand-up-Meeting von maximal 15 Minuten, in denen sich das Team organisieren und eventuelle Herausforderungen und Hindernisse besprechen könne.
Die tägliche Arbeit bestehe häufig aus festen Routinen und Schritten, das mache sie auch ein Stück weit langweilig, weshalb es laut Roth umso wichtiger sei, die Motivation und Leidenschaft nicht zu vernachlässigen. Er rät: “Es ist wichtig, dass das Team eine gemeinsame Vision hat, die es motiviert. Auch die Frage nach der Mission des Teams ist essenziell, um Motivation zu schaffen. Was zeichnet dieses Team aus? Warum ist es da? Was unterscheidet es von anderen?” Mithilfe eines Coaches könne jedes Team seine eigene Mission erarbeiten und dadurch für mehr Motivation im Tagesgeschäft sorgen. Auch ambitionierte Ziele, die über normale Anforderungen hinausgehen, seien für Teams ein guter Weg motiviert zu bleiben. Zu beachten sei allerdings, dass die Ziele nicht von oben diktiert, sondern selbst kreiert werden.
Verbesserungspotenzial im Tagesgeschäft liege auch darin, das Umfeld und die Stakeholder besser kennenzulernen – diesen Punkt behandelt Christian Roth ausführlich in seinem persönlichen Blog zum Thema. Dort zählt er auch weitere Aspekte auf, wie das Tagesgeschäft neu gedacht und besser gestaltet werden kann.
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Christian Roth – Widerstandsfähig.Leistungsstark.Nachhaltig
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