Um ein Projekt in die richtigen Bahnen zu lenken, ist Rückendeckung von ganz oben wichtig.
Die Erfolgsfaktoren eines Projektes lassen sich oft nur in der Retrospektive, d. h. nach Abschluss des Projektes beurteilen. Im Projektmanagement verfügt man jedoch mittlerweile über ausreichende Erfahrungswerte, um eine Reihe für das Gelingen eines Projektes entscheidender Faktoren zu definieren. Zu diesen Erfolgsfaktoren zählen folgende:
Unterstützung durch die oberste Führungsebene
Die richtige Zusammensetzung des Projektteams
Die Kommunikation im Projektteam
Die Führungsqualität des Projektleiters
Die richtige Zieldefinition des Projekts
Diese Faktoren sind notwendig, jedoch keinesfalls hinreichend, d. h. sie allein können den Erfolg eines Projektes nicht garantieren. Sie helfen jedoch, bestimmte Rahmenbedingungen für ein Projekt zu schaffen, Warnsignale für Projektrisiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu treffen. Dies ist umso bedeutender, wenn man bedenkt, dass von einem erfolgreichen Projektmanagement nicht selten die Zukunft eines ganzen Unternehmens abhängt.
Unterstützung durch die oberste Führungsebene
Um ein Projekt in die richtigen Bahnen zu lenken, ist Rückendeckung von ganz oben wichtig; prestigeträchtige, für ein Unternehmen zukunftsweisende Projekte müssen in der Vorstandsetage angesiedelt sein – dort, wo die strategischen, d. h. langfristigen Entscheidungen getroffen werden. Die Führungsetage muss einen genauen Einblick in das Projekt erhalten, um projektrelevante Entscheidungen treffen zu können. Tatsächlich ist die fehlende Unterstützung im Umfeld der Geschäftsleitung und die damit einhergehende fehlende Verantwortlichkeit einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten. Ausschlaggebend neben der Unterstützung durch das Management ist darüber hinaus die Miteinbeziehung der Auftraggeber (Stakeholder) und deren Kooperation. Auch wenn das Projektteam noch so gute Arbeit leistet, ist diese vergebens, wenn die Stakeholder nicht am selben Strang ziehen. Die Unterstützung der obersten Entscheidungsträger trägt auch dazu bei, dass das Projekt mit den nötigen Ressourcen versorgt wird und nicht aufgrund von Engpässen verzögert wird oder gar abgebrochen werden muss.
Die richtige Zusammensetzung des Projektteams
Bei der Zusammensetzung des Teams ist es wichtig, darauf zu achten, dass es sich nicht um eine grobe Ansammlung talentierter und erfahrener Individualisten handelt; ein funktionierendes Projektteam braucht Teamplayer. Besonders positiv auf den Erfolg eines Projektes wirkt sich vor allem ein heterogenes Team aus unterschiedlichen Nationen, unterschiedlichen Altersgruppen und unterschiedlicher Lebenserfahrung aus. Auch sollte das Männer Frauen Verhältnis möglichst ausgewogen sein.
Die Kommunikation im Projektteam
Die Kommunikation im Team ist das A und O im Projektmanagement. Wenn jeder über alle projektrelevanten Vorgänge Bescheid weiß, können Missverständnisse, falsch gesetzte Prioritäten und kostspielige Verzögerungen vermieden werden. Die daraus resultierende positive Grundstimmung wirkt sich zudem auf die Motivation jedes Einzelnen aus. Zum Zwecke der Verbesserung der Kommunikation sollten Möglichkeiten geschaffen werden, miteinander auch außerhalb des Rahmens offizieller Anlässe zu sprechen, bspw. via Intranet oder durch die regelmäßige Verabredung von Videokonferenzen. Unter das Stichwort Kommunikation fällt auch die korrekte Projektdokumentation, die auch für Folgeprojekte relevant ist.
Die Führungsqualität des Projektleiters
Mit der Führungsqualität des Projektleiters steht und fällt ein Projekt. Er muss das Team zusammenhalten und gleichzeitig den Entscheidungsträgern berichten. Er ist dafür zuständig, das Projekt transparent zu halten. Die Mitglieder müssen wissen, worum es geht und welches übergeordnete Ziel verfolgt wird. So wird sichergestellt, dass die Motivation der Mitarbeiter bei langatmigen Projekten erhalten bleibt; sie wissen, dass sie sich mit jedem erledigten Zwischenschritt dem Projektziel annähern.
Die richtige Zieldefinition des Projekts
Das Projektziel muss klar definiert sein, um das Projekt richtig planen zu können und die Motivation der Mitarbeiter zu gewährleisten. Das Projektziel beschreibt den Sollzustand eines Projekts. Dieser muss klar definiert sein, um ihn mit dem Istzustand vergleichen zu können und bei Diskrepanzen entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Andernfalls kann es passieren, dass die Ressourcen nicht ausreichen, weil sie an falschen Zielvorgaben orientiert sind. Vor allem die Ressourcen Zeit und Geld sind entscheidend, denn nicht selten kommt es vor, dass Projekte eingestellt werden müssen, weil sie sich außerhalb des Budgets oder des zeitlichen Rahmens befinden.
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