Rechtssichere Cloud-Lösung schafft Bonus für Arbeitnehmer und senkt Lohnnebenkosten
Darmstadt, 26. Februar 2019. Unter dem Namen “trebono” stellt 2KS Cloud Services eine Smartphone-App für steueroptimierte Lohnzahlungen vor. Dahinter steht eine Cloud-Lösung zur rechtssicheren Dokumentation und Abrechnung zusätzlicher Lohnbestandteile. Dadurch können auch regelmäßige Zahlungen an Arbeitnehmer als steuerfreier Bonus gewährt werden, zusätzlich spart der Arbeitgeber die Lohnnebenkosten. Im Gegensatz zu einfachen Gutschein- oder Kartensystemen, wie sie bislang üblich waren, setzt trebono auf belegersetzendes Scannen mit dem Smartphone. Dieses kann überall genutzt werden und unterstützt sämtliche im deutschen Einkommensteuerrecht vorgesehene Vergünstigungen. Als Resultat kommen vereinbarte Boni ohne jeden Abzug bei den Mitarbeitern an, Liquiditätsbindung und Prüfungsrisiken für das Unternehmen entfallen. In einer sechsmonatigen Early Adopter Phase hat trebono sich bereits bei mehreren hundert Nutzern bewährt. Ab sofort ist die Lösung allgemein verfügbar.
“In Zeiten des Fachkräftemangels, den Personaler einmütig als größte Recruitment-Herausforderung der nächsten Jahre sehen, gelten Employer Branding und Mitarbeiterbindung als die wesentlichen Gegenmaßnahmen für Unternehmen”, sagt Jörg Klingler, Geschäftsführer der 2KS Cloud Services GmbH. “Mit trebono lassen sich beide erreichen – rechtssicher und ohne eigenen Aufwand als steuer- und abgabenfreier Bonus, der ankommt.” Die mit dem Unternehmenslogo gebrandete Smartphone-App erinnert den Arbeitnehmer bei jeder Nutzung daran, dass der Arbeitgeber etwas Gutes für ihn tut, und trägt damit zur Mitarbeiterbindung bei.
Unternehmen, die trebono nutzen wollen, können aus der ganzen Bandbreite der steuer- und abgabenfreien Zusatzleistungen wählen, die das deutsche Einkommensteuerrecht vorsieht. Hierzu zählen die gängigen Modelle wie digitale Essensmarke, einfacher Sachbezug oder Jobticket ebenso wie der weniger geläufige Internetkostenzuschuss, Handykostenzuschuss oder Kita-Kostenzuschuss. Aber auch die Erholungsbeihilfe, Anmietung von Werbeflächen auf dem privaten PKW oder der “große” Sachbezug nach §37b EstG sind möglich. Egal ob einmalig oder regelmäßig lassen sich so zusätzliche Lohnbestandteile realisieren, die als Bonus wirklich beim Arbeitnehmer ankommen – sogar bei einem 450EUR-Mini-Job.
trebono beherrscht die mobile Belegerfassung per Smartphone-Kamera als ersetzendes Scannen analog der TR-RESISCAN-Richtlinie. So genügt es etwa beim Service Essensmarke, dass der Arbeitnehmer den Kassenzettel mit dem Einkauf seines Mittagessens mit der trebono-App abfotografiert. Ähnlich kann er bei Nutzung der Erholungsbeihilfe die tatsächlich durchgeführte Maßnahme mit Fotos dokumentieren, um den Bonus zu erhalten. Alle Belege werden über eine sichere Verbindung in die Cloud hochgeladen, automatisch erkannt, vom trebono Cloud-Service geprüft und gespeichert. Falls sich Rückfragen an den Mitarbeiter ergeben, können diese vom trebono-Service direkt im eingebauten Chat geklärt werden.
Am Monatsende erstellt der Cloud-Service schließlich anhand der freigegebenen Belege für alle Mitarbeiter einen fertigen Datensatz für das Lohnabrechnungssystem. So wird die Lohnbuchhaltung mit der Abwicklung des Bonus-Systems nicht belastet und es ist sichergestellt, dass nur die steuerfreien Beträge ausgezahlt werden, für die auch eine rechtssichere Dokumentation vorliegt. Diese bleibt GoBD-konform für 12 Jahre gespeichert und steht – etwa für eine Betriebsprüfung – jederzeit online zur Verfügung.
Ohne Aufwand oder Risiko im Unternehmen sind somit alle denkbaren Lohnmodelle vom Sachbezug bis zur Erholungsbeihilfe abgedeckt und werden laufend an die aktuelle Rechtslage angepasst. Deshalb empfiehlt auch die Fachanwältin für Steuerrecht und Steuerberaterin Eva Storch, die trebono während der Early Adopter Phase ausgiebig untersucht hat, ausdrücklich den Einsatz: “trebono sorgt dafür, dass die Gestaltung, die ich meinem Mandanten empfohlen habe, auch hält. Und zwar ohne den Belegen hinterherzulaufen, auch noch bei der Betriebsprüfung!”
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email : j.klingler@trebono.de
Über 2KS Cloud Services
2KS Cloud Services hat als erstes Unternehmen eine rechtssichere Cloud-Plattform für belegersetzendes Scannen mit dem Smartphone realisiert. Die darauf basierende Lösung trebono (www.trebono.de) bietet mittelständischen Arbeitgebern direkt einsetzbare Module für Lohnbestandteile, die steuer- und abgabenfrei ankommen. Mit diesem Bonus trägt trebono erheblich zu Mitarbeitermotivation und -bindung bei. Im Gegensatz zu einfachen Gutschein- oder Kartensystemen können sämtliche Vorteile des deutschen Einkommensteuerrechts genutzt werden. Für die Unternehmen entfallen Liquiditätsbindung und Prüfungsrisiken, automatische rechtssichere Dokumentation und Abrechnung reduzieren den Aufwand nahezu auf null.
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