Firmenfeiern, Vereinsfeste, Tagungen und Firmenpräsentationen erfreuen sich besonders in den Sommer- und Herbstmonaten großer Beliebtheit. Die Bedeutung von Events als Instrument der modernen Unternehmenskommunikation nimmt dabei immer weiter zu. Je nach Ausrichtung können Events sowohl als interne Maßnahme zur Mitarbeitermotivation und -kommunikation, als auch als werbendes Instrument für Kunden, Interessenten, Partner und Sponsoren eingesetzt werden.
Die Vorbereitung, Planung und Durchführung eines erfolgreichen Events ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die viel Engagement des Eventmanagers erfordert. Ein ganzheitliches Eventmanagement umfasst den Prozess von der Idee bis hin zur Dokumentation und Erfolgskontrolle. Dabei müssen neben den internen Anforderungen auch gesetzliche Regelungen berücksichtigt werden. Der Eventmanager steht somit vor einer verantwortungsvollen, aber auch äußerst interessanten Herausforderung.
HIER SIND ZEHN TIPPS, DIE DIR HELFEN KÖNNEN, EIN ERFOLGREICHES EVENT ZU PLANEN UND DURCHZUFÜHREN:
- Ziele definieren: Stelle sicher, dass von Anfang an klare Ziele für das Event festgelegt sind und überprüfe diese regelmäßig, um sicherzustellen, dass das Event den Erwartungen entspricht.
- Veranstaltungsplanung: Verwende (digitale) Checklisten und Zeitpläne, um sicherzustellen, dass du alle Aspekte des Events berücksichtigst und keine wichtigen Aufgaben vergisst. Ein durchdachtes Budget und eine sorgfältige Auswahl von Dienstleistern und Partnern sind Schlüsselfaktoren.
- Veranstaltungsorte: Besichtige einen externen Veranstaltungsort persönlich und prüfe, ob er den Anforderungen des Events entspricht. Auch einen virtuellen Raum gilt es sorgfältig zu testen.
- Material und Ausrüstung: Nutze Online-Tools und Apps, um die Planung und Koordination von Ausrüstung, Catering und Transport zu erleichtern.
- Personalmanagement: Definiere klare Zuständigkeiten für alle Eventbeteiligten und stelle sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
- Marketing und Werbung: Abhängig von der Zielgruppe des Events können verschiedenste Maßnahmen sinnvoll sein. Nutze beispielsweise Social-Media-Plattformen, um das Event zu bewerben und die Reichweite zu erhöhen, informiere dich bei lokalen Events zu Werbemaßnahmen über die örtliche Presse oder gestalte ein Mailing an Kunden und Partner.
- Teilnehmermanagement: Verwende Online-Registrierungsformulare, um Teilnehmer einfach und effizient zu registrieren und zu verwalten.
- Sicherheits- und Risikomanagement: Stelle sicher, dass alle Eventbeteiligten über die Vorgehensweisen bei Notfällen informiert sind.
- Eventdurchführung: Ein Vortragender hat Verspätung, die Internetverbindung zickt oder der Ausschank gerät ins stocken – kein Event kommt wohl ohne kleinere Pannen aus. Hier gilt es flexibel zu sein und Ruhe zu bewahren um auf kurzfristige Änderungen besonnen reagieren zu können.
- Evaluation und Analyse: Bitte Teilnehmer und Beteiligte, um Feedback zum Event und lass die Ergebnisse in deine Abschlussdokumentation einfließen, um das Event in Zukunft zu verbessern und Erfahrungswerte in andere Projekte einfließen zu lassen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass erfolgreiches Eventmanagement eine anspruchsvolle Aufgabe darstellt, die Erfahrung, Können sowie Organisationstalent erfordert und nur im Team gemeistert werden kann. Mit einer durchdachten Planung und Umsetzung kannst du ein Event schaffen, das bei deinen Gästen und deiner Zielgruppe lange in Erinnerung bleiben wird.
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