Berlin, 16. Mai 2013 – Eine unabhängige, internationale Studie unter IT-Entscheidern in Großunternehmen in DACH, UK und den Nordamerika ergab, dass mehr als 70% der Befragten das Scheitern mindestens eines geschäftskritischen IT-Projektes erlebt haben, weil an anderer Stelle Entscheidungen getroffen wurden, die zum Zeitpunkt der Planung nicht bekannt waren. Bei mehr als der Hälfte (51,6%) der Befragten ist das nicht nur einmal vorgekommen, bei 10,7% sogar schon mehrfach. In der Folge, so die befragten Entscheider, scheitert fast jedes sechste geschäftskritische Projekt (16,9%).
Was bedeutet “Scheitern” von IT-Projekten? Die Auswirkungen gegenläufiger Unternehmensentscheidungen auf den Projektverlauf:
– Knapp ein Drittel der Projekte (32,2%) wurden abgebrochen
– Fast die Hälfte der Projekte (46,8%) verzögerte sich
– In Nordamerika wurden sogar mehr als die Hälfte (57,7%) der Projekte abgebrochen
– In UK kam es bei nahezu allen Projekten zu Verzögerungen (95,6%) – allerdings wurden Projekte kaum abgebrochen
– Dennoch waren mehr als die Hälfte der Befragten (52,2%) mit dem Verlauf der Projekte zufrieden
Die wesentlichen Erkenntnisse:
Langwierige Planungsphase von bis zu 180 Tagen und große Verzögerungen
Bei der Frage nach der durchschnittlichen Dauer eines IT-Planungsprozesses gaben IT-Verantwortliche in DACH an, dass im Durchschnitt der Planungszyklus von unternehmenskritischen IT-Projekten 180 Tage dauert. Dabei stellte die Studie im Ländervergleich große Unterschiede fest: Während in den USA und Kanada sowie in der DACH-Region etwa sechs Monate lang geplant wird, gaben die IT-Verantwortlichen in UK an, dafür lediglich 50 Tage zu benötigen.
Auswirkung auf den Verlauf von IT-Projekten: Verzögerungen, Abbrüche, Mehrausgaben und Einbußen beim Nutzen
Die Reaktionen auf Projekthindernisse sind von Land zu Land sehr verschieden. In UK bedeutet das in fast allen Fällen Verzögerungen (über 95%), nur wenige Projekte (4,4%) werden wirklich abgebrochen. Möglicherweise ist hierin das Gegengewicht für die vergleichsweise so viel kürzere Planungszeit zu sehen. Bemerkenswert ist hingegen die Reaktion in Nordamerika: hier werden in 58% der Fälle die Projekte abgebrochen.
Im Gegenzug dazu verteilen sich die Auswirkungen in der DACH-Region auf alle vorgegebenen Kategorien: Verzögerung (35%), abgebrochene Projekte (20%), Verteuerung (22%) und Nutzeneinbuße (20%).
In der DACH-Region wurde des Weiteren nach der üblichen Dauer eines geschäftskritischen IT-Projekts bis zur “Final Delivery” gefragt. Laut Studie nehmen über 80% der Projekte mehr als drei Quartale, im Durchschnitt 13 Monate, in Anspruch.
Entscheidungsaufwand: Bis alle Beteiligten am Tisch sitzen, kann es über zwei Wochen dauern
Unterschiede zwischen den Ländern zeigten sich neben der Dauer der Planung auch bei der gemeinsamen Entscheidungsfindung. Während es in der DACH-Region pro Entscheidung im Schnitt 17,4 Tage dauert, bis alle Beteiligten bestimmt und einbezogen sind, benötigt man in UK laut Umfrage “nur” 2,3 Tage. Letztendlich ist im Ergebnis – ganz unabhängig von kulturellen Planungsunterschieden in den einzelnen Ländern – die Erfahrung mit gescheiterten Projekten aufgrund unterschiedlicher Planungssichten sehr ähnlich.
Fünf Datenquellen werden herangezogen, um Entscheidungen zu treffen
Die Anzahl der Datenquellen wie Projektpläne, Prozessdatenbanken, Architektur-Diagramme, etc. auf die zur Absicherung von Entscheidungen zurückgegriffen wird, lag den Angaben der Teilnehmer zufolge in allen Untersuchungsregionen gleich hoch bei durchschnittlich fünf internen Datenquellen. Solche Datenquellen zu beschaffen und auf dem neuesten Stand zu bringen, ist eine wichtige Aufgabe, die im Vorfeld von Entscheidungen, die Zuarbeit von qualifizierten Ressourcen beansprucht, um alle Informationen zu konsolidieren.
Ziel der Studie: die Klärung der Frage, wie wirken sich unterschiedliche Planungssichten auf IT-Projekte aus
IT Projekte scheitern, wenn isolierte, divergente Entscheidungen getroffen werden. Das Fehlen einer ganzheitlichen Sicht auf alle – auch von der IT losgelösten Prozesse – ist nach Aussage der befragten IT-Entscheider in einer hohen Anzahl der Fälle ursächlich für das Scheitern von IT-Großprojekten. Planungszyklen sind extrem lang und dauern bis zu 180 Tagen. Die Gründe dafür legt die Studie nahe: Planungsentscheidungen müssen langwierig abgestimmt werden, die Anzahl der Personen, die am Evaluierungsprozess teilnehmen groß ist sowie auch die Anzahl von internen Datenquellen, auf die zur Absicherung von Entscheidungen zurückgegriffen wird. Lediglich kürzere Planungszeiten und das Hinzuziehen der Entscheider in kürzerer Zeit – wie in UK – schützen aber nicht vor dem Scheitern von IT-Projekten, sondern können diese signifikant verzögern. Die Studie belegt, dass der Anteil der gescheiterten oder “auf Eis gelegten” Projekte in allen Ländern 16,9% beträgt.
Transparenz durch ein integriertes IT Portfolio Management
Eine zentrale, integrierte IT Portfolio Management Plattform hilft, diese Probleme zu reduzieren. Sie trägt dazu bei, allen Beteiligten eine aktuelle Sicht auf den gemeinsamen Planungskontext zu geben und diesen entsprechend der Entscheidungen für alle transparent anzupassen. Die Entscheidungsfindung wird beschleunigt, so dass die Basis auf der eine Entscheidung steht nicht schon überholt ist, wenn das IT-Projekt Live geht. Gleichzeitig sind die Auswirkungen der Entscheidungen während der Projektplanung und -durchführung auf die jeweils anderen Portfolios wie Applikations- oder Technologieportfolio jederzeit nachvollziehbar.
Zitat:
“Die Studie bestätigt unsere Erfahrungen”, so Erik Masing, CEO und Mitgründer von alfabet, einem führenden Softwareanbieter von strategischen IT-Planungs- und Business-IT-Management-Lösungen. “Projekte können sehr leicht scheitern, weil die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Portfolios oft erst gesehen werden, wenn ein Konflikt auftritt. Wenn ein Team die Abschaltung einer Technologie vorhat, während ein anderes Team eine neue Applikation auf eben dieser Technologie plant, müssen beide voneinander wissen. Das ist in der Realität keine Selbstverständlichkeit sondern setzt Informationen über Auswirkungen von Entscheidungen in der Planung voraus. Hinzukommt, dass die Voraussetzungen wie verfügbares Budget, vorhandene Technologien oder gesetzliche Regularien am Anfang eines 180-tägigen Planungsprozesses häufig andere sind, als in der Mitte oder am Ende. Mit unserer Software können wir sicherstellen, dass alle Beteiligten vor, während und nach der Planung ein gemeinsames, aktuelles Verständnis von den Voraussetzungen und Auswirkungen haben.”
Hintergrund zur Studie
Die von der alfabet AG in Auftrag gegebene Studie wurde von IDG Business Research Service von Mitte November bis Mitte Dezember letzten Jahres telefonisch und in Online-Befragungen bei IT-Entscheidern in Großunternehmen durchgeführt. Zu den teilnehmenden Ländern gehören die DACH-Region, UK sowie USA und Kanada. Gefragt wurde nach den IT-Planungszyklen und dem von der IT losgelösten strategischen Planungshorizont mit seinen Planungs- und Evaluierungsprozessen, um im Ländervergleich Aufschlüsse über den Verlauf und vor allem über das Ergebnis von IT-Großprojekten zu erhalten.
Weitere Informationen zur Studie finden Sie unter: http://www.alfabet.com/en/survey-on-it-project-failures/
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