Nicht nur die Arbeitsabläufe im Büro, sondern auch dessen Umfeld muss analysiert werden
Unternehmenskultur schafft Büro – und umgekehrt/Von der offenen und verborgenen Unternehmenskultur/Changemanagement erfordert definierte Verantwortung/Checkliste der Vor- und Nachteile von Bürotypen
1. Februar 2013 – “Das Büro erlebte in den letzten Jahren einen rasanten Veränderungsprozess, der aber bei ca. 80% der Entscheider im Unternehmen noch nicht angekommen ist”, erklärt Marcus Haas, Geschäftsführer der Office Syncro GmbH, dem Träger von BComplete. Der ambitionierte Anspruch von BComplete ( www.bcomplete.eu ), einem internationalen Netzwerk von Komplettanbietern für Bürolösungen aus einer Hand, ist es, das Büro zu einem Erfolgsinstrument zu machen. “Dafür ist es erforderlich, sich intensiv mit den Bedürfnissen im Unternehmen auseinander zu setzen”, so Haas, “denn die Beratung für ein Büro endet nicht mit dem Verkauf der Grundausstattung wie Tische, Sesseln und Lampen.”
Ausgerichtet auf die Kultur des Unternehmens
Die Basis jeder nachhaltigen Beratung in Sachen Büro ist das Ausloten der konkreten Erfordernisse im Unternehmen. Eindeutige Messlatte ist dafür immer die Kultur des Unternehmens. Entsprechend den Bedürfnissen der Nutzer hat auch jeder Typ von Büro seine Vor- und Nachteile, gleich ob nun Zellenbüro, Gruppenbüro, Großraumbüro, Kombibüro oder die modernen Formen Business Club und Reversibles Büro. Umgekehrt schafft die Art des Büros auch eine unbewusste Unternehmenskultur. “Aufgabe des Beraters ist es daher auch, sich mit der verborgenen Unternehmenskultur auseinander zu setzen”, erklärt Haas die Vorgangsweise in der Beratung durch die Partner von BComplete.
Die vielen Funktionen vom Büro
In der Praxis habe es sich bewährt, ein detailliertes Anforderungsprofil für das Büro auf Basis der Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erstellen. “Platzbedarf, Beleuchtung,
Konzentrationsmöglichkeit, Statussymbol, Archivieren, Regelbedarf beim Raumklima, Verkehrsflächen mit den Kollegen, Interaktion mit Kollegen oder Sichtkontakt sind wichtige
Fragen, die vom Büroexperten zu analysieren sind”, legt Haas klar. “Elementar ist es nicht nur den Arbeitsablauf im Büro, sondern das gesamte Umfeld des Büros zu analysieren. Also gibt es, um ein Beispiel zu nennen, in der Nähe vom Büro die Möglichkeit, sich rasch einen Snack zu holen? Wenn nein, dann sollte für die Küche ein entsprechend großer Kühlschrank angeschafft werden.”
Erfolgsfaktor Kommunikation
“Häufig wird mit der Implementierung eines neuen Büros in eine jahrelang gewachsene Struktur sehr unsensibel eingegriffen”, führt Haas ergänzend aus. “Gleich, ob nun ein neuer Standort bezogen wird, oder das Büro mit Möbeln ausgestattet wird. Die Geschäftsführung sollte sich bewusst sein, dass jede Veränderung zu einer Verunsicherung bei den Mitarbeitern führt”, erläutert Haas aus der täglichen Praxis von BComplete. “Mitarbeiter müssen angestammte ´Reviere´ auf Anweisung der Geschäftsführung verlassen, oder plötzlich sitzen die Betroffenen einem Vis-a-vis gegenüber, mit dem sie schon seit Jahren nicht zusammenarbeiten können. Allesamt bekannte Beispiele sind der Kampf um den Temperaturregler, oder die Lautstärke der Musik aus dem Radio.”
Zeichen der Wertschätzung gegenüber Mitarbeiter
Haas empfiehlt der Geschäftsführung sich auch Gedanken über die Information der Mitarbeiter zu machen: “Natürlich ist es das vorrangige Ziel eines neuen Büros die Produktivität und die Wertschöpfung zu steigern. Es ist aber auch gegenüber den Mitarbeitern ein Zeichen der Wertschätzung – und dies sollte man ihnen auch sagen. Wie bei jedem Changemanagement sollte ein Change Agent in der Führung positioniert sein und für die relevanten Bereiche, wie Konfliktmanagement, Projektmanagement, Coaching oder Kommunikationstechniken geschult sein. Ideal ist es, wenn er ausschließlich für das Veränderungsvorhaben zuständig ist.”
BComplete-Partner gibt es in Deutschland u. a. in Binzen, Cadolzburg, Eggenfelden, Gründau, Happurg, Kaiserslautern, Karlsruhe, Minden, München, Rottenburg und Stuttgart.
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