20 Jahre Lösungskompetenz / Anbindung von enaio an historische Archive wird vorgestellt
Berlin / Hannover, 23. Februar 2017. Die OPTIMAL Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover wird im 20. Jahr ihres Bestehens mit einem erweiterten Stand im Public Sector Parc auf der CeBIT präsent sein. In der Halle 7, Stand A26, empfängt sie ihre Besucher mit mehr Raum für einen intensiven Informationsaustausch. Im Rahmen der CeBIT präsentiert das Unternehmen unter anderem – neben einer neu konzipierten Anbindung an historische Archive – das erweiterte Vertragsmanagement. Außerdem können die Messebesucher am Stand erleben, wie Digitalisierungslösungen von OPTIMAL SYSTEMS deutschlandweit in Verwaltungen zum Einsatz kommen – sei es bei der Umsetzung der E-Akte, beim mobilen Arbeiten, allgemeiner Schriftgutverwaltung (ASV), der Jobcenter-Lösung oder der Integration abteilungsspezifischer Fachverfahren in enaio.
“Für uns ist die Präsenz im Public Sector Parc auf der CeBIT einer der wichtigsten Messetermine im Jahr”, sagt Jörg Huesmann, Geschäftsführer der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover, und erläutert: “Wir treffen in Halle 7 auf IT-Entscheider aus der öffentlichen Verwaltung, mit denen wir den Einstieg in die Digitalisierung bzw. den hausweiten Ausbau von enaio®, der Software für Dokumentenmanagement, besprechen.” Dabei können die Messebesucher insbesondere von der Erfahrung des Messe-Teams profitieren. Schließlich haben rund 30 % der kreisfreien Städte sowie 38 % der Landkreise in Deutschland enaio im Einsatz. Diese breite Installationsbasis hat sich die OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft, die sich auf Lösungen in der öffentlichen Verwaltung spezialisiert hat, seit ihrer Gründung vor 20 Jahren erfolgreich aufgebaut.
Anbindung historischer Archive an enaio
OPTIMAL SYSTEMS präsentiert auf der CeBIT die Anbindung von historischen Archiven an enaio. Diese ist in Zusammenarbeit mit Archivaren aus dem ganzen Bundesgebiet entstanden und wird derzeit in einem Pilotprojekt mit der Seestadt Bremerhaven umgesetzt. Die neue Lösung wurde mit der Zielsetzung einer einheitlichen Vorgehensweise für Archive jedweder Größe konzipiert. Die Anforderung an die komplette Archivlösung beruht auf der Zielsetzung, elektronische Dokumente mit archivarischer Bedeutung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dauerhaft zu archivieren.
Welche Dokumente dies sind, liegt im Ermessen des Archivars. Er sieht die entsprechenden Dokumente über eine grafische Benutzeroberfläche in digitaler Form ein und entscheidet über deren Aufbewahrung oder Löschfreigabe. Im Nachgang werden die Dokumente, inklusive ihrer Ablagestruktur, in das PDF/A-Format gewandelt oder als Originalformate in einem entsprechenden Archivordner in enaio “für die Ewigkeit” archiviert.
Über die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe:
OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt seit 25 Jahren mit 380 Mitarbeitern Software für Enterprise Content Management (ECM). Im Wesentlichen geht es dabei um Softwarelösungen für umfassendes Informationsmanagement sowie für die Digitalisierung und effiziente Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, Informationen schnell zu finden, transparent zu verwalten, sicher zu archivieren und das Konzept des Digital Workplace zu realisieren. Mehr als 350.000 Anwender bei knapp 2.000 Kunden arbeiten täglich mit enaio – der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS. Zur Unternehmensgruppe gehören elf Gesellschaften, die von 14 Standorten agieren. enaio ist in zehn europäischen Ländern sowie in Asien und Übersee im Einsatz.
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