Durch das sinnvolle nutzen bestehender Managementsysteme wie z.B. ITIL oder ISO 9001 können bestehende Prozesse genutzt und Doppelaufwendungen vermieden werden.
Kann ein Datenschutzmanagementsystem in bestehende Managementsysteme integriert werden, so verringern sich die entstehenden Kosten. Ausschlaggebend ist dafür immer stärkere Übereinstimmung der Herangehensweisen der einzelnen Systeme. So lassen sich zum Beispiel durch das gezielte einführen von Checklisten Prozesse absichern, die dann innerhalb von internen Audits geprüft werden. Der Datenschutzbeauftragte selber kann sich auf die Kontrolle und Steuerung des internen Audits beschränken und somit Aufwendungen reduzieren.
Aber auch bei der Konzeption des Datenschutzmanagement und der Generierung der erforderlichen Checklisten hilft dem Datenschutzbeauftragten ein Managementsystem. Das weltweit anerkannte und in vielen Unternehmen eingeführte Framework ITIL stellt durch seine prozessgesteuerte Vorgehensweise eine Vielzahl an vorhandenen Abläufen zur Verfügung auf die sich der Datenschutzbeauftragte stützen oder integrieren kann.
Versteht sich der Datenschutzbeauftragte auf die Nutzung dieser wertvollen Hilfsmittel, kann er sich ganz auf seine dann verbleibenden Aufgaben konzentrieren bzw. die eingesetzten Aufwendungen für die Rolle des Datenschutzbeauftragten reduzieren. Darüber hinaus gibt es aber noch eine Vielzahl weiterer interessanter Nebeneffekte. Wichtigster könnte dabei das gemeinsame Auftreten des Datenschutzbeauftragten, dem Qualitätswesen sowie der IT gegenüber dem jeweiligen Wertschöpfungsprozess sein, ohne sich dabei als zu belastend empfunden zu werden.
Auch können alle 3 Gruppen sehr voneinander profitieren. Der Datenschutzbeauftragter nutzt die Methoden der IT um die technisch-organisatorischen Maßnahmen zu überwachen, die IT wird bezüglich Ihrer besonderen Verantwortung sensibilisiert, der Datenschutzbeauftragte profitiert von den Methodenkenntnissen des Qualitätsmanagement und das Qualitätsmanagement weitet seinen Einfluss aus in den ganz immer wesentlicher werdenden unterstützenden Prozess der IT.
Fazit: Besitzt ein Datenschutzbeauftragter neben den eigentlichen Datenschutzthemen auch Kenntnisse in anderen Managementsystemen, so können die Akzeptanz des Kollegium gesteigert und die Kosten für den Datenschutz reduziert werden.
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