Vor allem im Rahmen von Fusionen und Firmenübernahmen, aber auch beim End of Lifecycle von Applikationen können sich Unternehmen von IT-Ballast befreien und wirtschaftlicher werden. CSP nennt die wichtigsten Gründe für das Abschalten.
Großköllnbach, im April 2014. Die Abschaltung von Altsystemen entlastet Unternehmen von IT-Ballast und macht sie wirtschaftlicher – wenn die Altdaten zuvor fachgerecht in ein Datenbankarchiv überführt wurden. Die CSP GmbH & Co. KG hat die wesentlichen Gründe dafür zusammengestellt, warum Unternehmen sich intensiv mit der Abschaltung ihrer Altsysteme beschäftigen sollten. “Generell ist das Thema lohnend für alle, die ihre Applikationen konsolidieren, die Transparenz über Unternehmensdaten optimieren und den Zugriff auf alte Daten compliance-konform sicherstellen möchten”, betont Heike Johannes, Projektmanagerin Datenbankarchivierung bei CSP. Das “Application Retirement” – die Stilllegung von alten Legacy-Systemen – ist aktuell eine der gefragtesten Dienstleistungs-Angebote des Großköllnbacher Unternehmens. Werden die Altdaten aus einer Altapplikation revisionssicher archiviert, beispielsweise mit der Standardsoftware Chronos von CSP, dann lassen sich nicht nur die genannten Ziele erreichen: Gleichzeitig können auch Kosten gespart werden, die je nach Unternehmensgröße im sechs- bis siebenstelligen Bereich jährlich liegen.
Kostensenkung
Altsysteme, die lediglich noch für die Anzeige und Aufbereitung von älteren Daten benötigt werden, verursachen hohe Kosten. Um sie weiter zu betreiben, werden Lizenzkosten sowie Investitionen in die Wartung fällig. Teilweise muss sogar die Hardware erneuert werden. Wurde die alte Software in der Vergangenheit mit Individualentwicklung auf die Bedürfnisse der Anwender angepasst, muss für ihren Weiterbetrieb sichergestellt werden, dass das Applikations-Know-how auch zukünftig verfügbar ist. Unter diesen Gesichtspunkten wird es somit unverhältnismäßig teuer, ein Altsystem weiter aufrecht zu erhalten.
Migrationen der gesamten Datenbank sind in der Regel ebenfalls unwirtschaftlich. Das von CSP empfohlene Vorgehen ist, die produktiven Daten aus der Datenbank herauszulösen und diese dann in das neue System zu migrieren. Die Altdaten hingegen sollten in einem revisionssicheren Langzeitarchiv gespeichert werden, um den langfristigen Zugang sicher zu stellen.
End of Lifecycle
Egal ob es sich um eine Kaufsoftware oder eine Individualanwendung handelt: Ist der End of Lifecycle einer Lösung erreicht, bleibt kaum eine andere Wahl, als diese abzuschalten. Bei zugekaufter Software sind häufig kein Quellcode und kein Know-how mehr vorhanden. Manche Hersteller gibt es nicht mehr, oder sie sind in anderen Unternehmen aufgegangen. Wird eine alte Lösung nicht mehr vom Hersteller unterstützt, müsste der Support intern aus den eigenen Reihen übernommen werden. Falls dies überhaupt zu leisten ist, kann dies sehr teuer werden. Neben den bereits genannten Gründen ist auch die Umstellung auf eine neue Hardware oder ein neues Betriebssystem oft die Ursache dafür, dass eine Altapplikation nicht mehr weiterbetrieben werden kann. Der End of Lifecycle kann jedoch auch erreicht sein, wenn die Anforderungen des Unternehmens sich verändert haben. Bei einer neuen Marktausrichtung wird oft eine ganz andere Unterstützung durch Unternehmenssoftware benötigt.
IT-Konsolidierung
Gerade wenn die durch Fusionen oder Firmenübernahmen geplanten unternehmerischen Vorhaben durch die IT abgebildet werden sollen, sollen die Daten in der Regel in neueren, zukunftssicheren Lösungen zur Verfügung stehen. Diese Konsolidierung der IT-Systeme mit einer neuen Infrastruktur schafft Ordnung und optimiert die Kosten, unter anderem auch in Hinblick auf Administrationsaufwand und Mitarbeiterschulungen. Die Arbeit mit einer einheitlichen Datenbankstruktur und übergreifenden neuen Systemen ist eine wichtige Voraussetzung, um die Transparenz und die Datenqualität zu erhöhen. Weitere Ziele sind, insbesondere das Know-how zu bündeln und Lösungen für die wachsenden Datenmengen zu finden. Aktuelle Datenschutzbestimmungen sind hierbei zu beachten. Eine Datenbankarchivierung sichert im übrigen auch die produktiven Datenbanken ab, für die die Bestimmungen ebenfalls einzuhalten sind.
Compliance
Für Daten gelten ebenso gesetzliche Aufbewahrungspflichten wie für Dokumente. Daher ist es ein Muss, Daten aus Datenbanken langfristig revisionssicher und compliance-gerecht aufzubewahren. Die Aufbewahrung in einer Altapplikation, in der Daten geändert oder gelöscht werden können, entspricht somit keinesfalls den Vorgaben. Es ist naheliegend, die Altdaten aus der Altanwendung zu lösen und diese in ein Datenbankarchiv zu überführen. In diesem Zuge wird sofort Rechtssicherheit hergestellt und das Altsystem kann abgeschaltet werden.
Lesezugriff aufs Archiv
Professionelle Lösungen für die Datenbank-Archivierung wie Chronos bieten den Anwendern einen komfortablen Lesezugriff auf die archivierten Daten. Die User können die gesuchten Informationen aus dem Altsystem gezielt recherchieren und bekommen sie in ähnlicher Form wie zuvor gewohnt angezeigt. Hierbei kommen Web-Clients zum Einsatz, die intuitiv zu bedienen sind. Voraussetzung hierfür ist, dass die Daten bei der Archivierung in einem offenen Format gespeichert werden. Jeder Berechtigte kann seine Anfragen in vordefinierten Formularen via SQL an die Datenbank stellen und die Ergebnisse im Web-Client anzeigen lassen – hierzu wird kein Datenbank-Know-how benötigt. In vielen Application-Retirement-Projekten werden nach Erfahrung der CSP-Experten sogar wichtige Auswertungen umgesetzt, die die Fachabteilungen sich schon lange wünschten, die aber zuvor aufgeschoben wurden. Damit lassen sich zusätzliche Mehrwerte durch das Archiv erzielen.
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Die CSP GmbH & Co. KG wurde 1991 gegründet und ist auf innovative Softwarelösungen für Unternehmen spezialisiert. Das Unternehmen leistet bei seinen Kunden neben der Implementierung und Anpassung von Standardlösungen auch umfassende Beratung sowie Support. Rund um die Datenbank-Archivierung bietet CSP Unternehmen aus allen Branchen ein umfassendes Consulting. Daneben ist Application Retirement, die Stilllegung von Altapplikationen, ein wesentlicher Beratungsschwerpunkt. Die von CSP entwickelte Lösung Chronos löst diese Anforderungen bereits bei zahlreichen Kunden.
Unter anderem vertrauen Deutsche Telekom, Lufthansa Technik Logistik Services, E.ON IT, ING DiBa, SupplyOn, AVS, BMW, Audi, Global Foundries und R + V Versicherung auf die Datenbankarchivierung mit Chronos.
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