Seit der HOAI-Novelle 2021 sind Honorare frei verhandelbar – mit teils erheblichen Folgen für die Marge. Wir zeigen, worauf Planungsbüros bei Honorarermittlung und Abrechnung achten sollten.
Wels, 10.07.2026 – Die HOAI ist für viele Ingenieur- und Architekturbüros die zentrale Grundlage der Honorarermittlung und gleichzeitig eine der häufigsten Quellen für entgangene Margen. Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und der HOAI-Novelle 2021 sind Mindest- und Höchstsätze entfallen, die Honorartafeln dienen seither nur noch als Orientierung. Wer Honorare nicht aktiv und nachvollziehbar vereinbart, fällt schnell auf die für das Büro ungünstigste Voreinstellung zurück. Aus unserer täglichen Arbeit mit Planungsbüros wissen wir bei newvision, an welchen Stellen die meisten Honorarverluste entstehen und haben die wichtigsten Schritte in einem kostenfreien Praxis-Leitfaden zusammengefasst.
Das Honorar entscheidet in Planungsbüros über die Wirtschaftlichkeit eines Projekts und damit über die Marge. Trotzdem wird die HOAI in der Praxis häufig als „kompliziert“ wahrgenommen: anrechenbare Kosten, Honorarzonen, Honorartafeln, Honorarsätze, Leistungsphasen, Zuschläge – viele Begriffe, die ineinandergreifen. In vielen Büros werden Honorare aus dem Bauch heraus geschätzt, aus alten Angeboten übernommen oder am Monatsende mühsam in Excel zusammengesucht. Genau in diesen Punkten sehen wir die häufigsten Honorarverluste.
Hinter der Systematik steht eine klare Kette aus fünf Schritten: Aus den anrechenbaren Kosten und der Honorarzone ergibt sich über die Honorartafel eine Honorarspanne, in der über den Honorarsatz die konkrete Höhe festgelegt wird. Verteilt wird das Grundhonorar anschließend auf die tatsächlich beauftragten Leistungsphasen, ergänzt um Zuschläge, Nebenkosten und Umsatzsteuer. Wer diese Kette beherrscht, kann jedes Honorar nachvollziehen, wer sie auslässt oder verkürzt, riskiert systematische Unterhonorierung.
Besonders sensibel ist der erste Schritt: die anrechenbaren Kosten nach DIN 276. Nicht jede Kostengruppe zählt: Grundstück, Baunebenkosten und Finanzierung bleiben außen vor. Bei Technischen Anlagen greift zudem die sogenannte 25-Prozent-Regel, sofern die Planung nicht durch das Büro selbst erfolgt. Wer dagegen die gesamte Bausumme pauschal als anrechenbare Kosten ansetzt, erzeugt eine Bemessungsgrundlage, die im Streitfall nicht haltbar ist.
Eine zweite zentrale Stellschraube ist der Honorarsatz. Seit der Novelle 2021 ist er frei verhandelbar und sollte ausdrücklich in Textform vereinbart werden. Wird nichts vereinbart, gilt automatisch der Basishonorarsatz – also der untere Tafelwert und damit das geringstmögliche Honorar der Spanne. Wer einen höheren Satz für berechtigt hält, etwa wegen anspruchsvoller Planung, hoher Abstimmungsaufwände oder besonderer Haftungsrisiken, muss diesen aktiv und projektbezogen begründen.
Im Bestand kommen zwei weitere Mechanismen hinzu, die in der Praxis regelmäßig verwechselt oder vergessen werden. Die mitzuverarbeitende Bausubstanz wirkt am Anfang der Berechnungskette und erhöht die anrechenbaren Kosten. Der Umbau- und Modernisierungszuschlag wirkt am Ende der Kette und erhöht das fertige Grundhonorar. Beide können nebeneinander zum Tragen kommen und beide sollten zwingend in Textform vereinbart werden. Ohne Vereinbarung greift ein gesetzlicher Zuschlag von 20 Prozent ab durchschnittlichem Schwierigkeitsgrad.
Auch am Ende des Projekts entscheidet sich Geld: Eine Honorarforderung wird erst dann fällig, wenn die Leistung vertragsgemäß erbracht und eine prüffähige Honorarschlussrechnung vorgelegt wurde. Prüffähig heißt, dass die Rechnung anrechenbare Kosten, Honorarzone, Honorarsatz, beauftragte Leistungsphasen sowie etwaige Zuschläge und Nebenkosten nachvollziehbar ausweist. Wo diese Herleitung fehlt, verzögert sich die Zahlung – mit unmittelbaren Folgen für die Liquidität.
Die häufigsten Honorarverluste entstehen aus unserer Beobachtung nicht beim Rechnen, sondern beim Vereinbaren und Dokumentieren: Honorarsatz, Honorarzone, Umbauzuschlag, mitzuverarbeitende Bausubstanz, Nebenkostenpauschale oder besondere Leistungen – fast jeder Honorarbestandteil steht und fällt mit einer klaren Vereinbarung in Textform. Was nicht vereinbart ist, fällt im Zweifel auf die für das Büro ungünstigste Voreinstellung zurück.
Genau hier setzen wir mit ingo365 ERP an, unserer Branchen-Software für Ingenieur- und Planungsbüros auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sie unterstützt die HOAI-Logik entlang des Projektprozesses: von der projektgenauen Honorarkalkulation (u. a. nach HOAI und Lechner) über die Abbildung optionaler und besonderer Leistungen mit Zu- und Abschlägen bis hin zu kumulierten Teil- und Schlussrechnungen sowie der Übergabe in die Finanzbuchhaltung (DATEV-/BMD-Schnittstelle). Ein integriertes Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleich, grafischer Ressourcenplanung und Ressourcenauslastung macht die wirtschaftliche Steuerung der Projekte transparent.
Damit adressieren wir eine zentrale Herausforderung in projektorientierten Branchen: steigende Projektkomplexität bei gleichzeitigem Fachkräftemangel und wachsendem Dokumentationsaufwand. Statt Honorare in Excel-Listen, Mail-Verläufen und Einzelangeboten zu pflegen, entstehen sie direkt aus den Projektdaten – und enden in einer Schlussrechnung, die nachvollziehbar und prüffähig ist.
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Die newvision Software GmbH mit Sitz in Wels (Österreich) ist seit rund 20 Jahren auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Unter dem Leitgedanken „Wir denken alle in Projekten“ begleitet das über 50-köpfige Team Planungsbüros und IT-Dienstleister dabei, kaufmännische und administrative Prozesse strukturiert, effizient und zukunftssicher aufzustellen.
Das Lösungsportfolio basiert konsequent auf der Microsoft-Cloud und umfasst zwei starke Branchenlösungen:
ingo365 – Business Software für Ingenieur-, Planungs-, Konstruktions- und Architekturbüros
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